注：以下材料根据北京大学相关财务规定，结合中心附加的相关要求而整理，仅供中心学生报销参考。

1. 相关规定，请先仔细阅读：《北京大学教学科研人员因公临时出国经费管理暂行办法》（校发〔2019〕253号）（校内IP访问）

2. 必须提供的辅助材料：

1）出访批件打印版；

2）护照首页、出入境盖章页复印件；

没盖章怎么办？可以从移民管理局网站打印出入境查询记录单（https://s.nia.gov.cn/mps/main.html）或通过支付宝首页搜索 “移民局”后按步骤办理。

3. 必须提供银行付款记录截图（可以是微信/支付宝支付记录截图）的支出：

1）人民币单笔支付超5000元（含）；

2）外币支付的所有费用（现金除外，需要在收据后面备注“现金支付”的银行记录截图。

可以是他人代付吗？可以，也是需要提供银行付款记录截图。

可以是国外信用卡吗？可以。

在国外的一些费用（如打车费等）是现金支付的，可以报销吗？不推荐，但可以报销，在收据背面注明：使用现金支付。

4. 可实报实销的发票一般包括：机票、住宿、签证费、会议注册费。

1）境内支出报销，必须提供“北京大学”为抬头的发票，包括在境内平台购买的境外段机票；

2）境外支出报销，必须提供带“invoice”或“receipt”字样的收据。

保险可以报销吗？和机票一起购买的人身意外险，40元/程，可以报销。签证要求必须购买的境外险，提供相关证明、发票及保险单，可以报销。

5. 境外包干报销：餐费、交通费等，均通过包干形式报销，无需单独提供发票，但这部分报销的具体额度由导师确定，请务必提前和导师确认好报销的额度，并在报销时提供导师确认额度的证明（微信/邮件记录截图均可）。

境内/境外机场到酒店的打车费怎么报销？按学校规定执行，详见《北京大学教学科研人员因公临时出国经费管理暂行办法》（校发〔2019〕253号）。

6. 材料准备和建议的排列顺序：

1）所有电子版材料自己打印；

2）发票、收据背面本人、导师两人签字（截图等都不需要签字，只有发票、境外的invoice/receipt/住宿费水单签字）；

3）个别需要复印的材料，可以带原件来203复印；

4）排列顺序建议（不必须，只是为了审核和自行检查材料方便）：出访批件、护照首页及出入境盖章页、机票行程单或发票+订单、注册费、签证费、住宿费。

7. 常见报销材料要求说明：

1）蓝色的“客票行程单”原件（复印件、扫描件均无效），或数电票（航空运输电子客票行程单），或发票+订单截图，截图中需要包含信息：行程、舱位、订单支付明细，具体见下面例子。

行程单（纸质，需提供原件）：

数电票（航空运输电子客票行程单，需自己打印）：

如开普通电子发票，还需提供以下订单截图：

2）注册费：一般提供收据即可，不需要邀请函。

3）签证费：很多签证费没有发票，只有收据，且各国的签证费收据均不相同，请保留好签证相关的各类收据、面签记录等材料，报销时都带过来，具体由财务审核需要哪些材料。

4）住宿费：需要酒店提供的明细单，最好是原件。如在Booking网站预定，最好提供英文版收据（receipt）+订单。

和其他人合住，怎么报销住宿费？如和本校/本组同学合住，建议两人行程一起报销，两人的报销材料中都需要提供住宿费水单，背面注明两人合住，每人报销的具体金额即可。如和外校人员合住，在住宿费背面注明本人报销的具体额度即可（不管是否超标，最高只能按1/合住人数报销。如分摊后仍超标，按标准内最高限报销）。

酒店超标怎么办？会议指定酒店，提供相关证明，可以实报实销。其他情况，按标准内最高限报销。